Einfach kann jeder. Du kannst mehr? Dann suchen wir Dich!

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André
KAUFMÄNNISCHER LEITER

Assistenz der Geschäftsführung (m/w)

Korrespondenz, Koordination, Planungen, Organisation, Angeboten, Rechnungen, Qualität

Deine Aufgaben

  • Unterstützung und Assistenz der Geschäftsführung und des Leitungsteams der Gesellschaft
  • Erledigung von Korrespondenz und Telefonaten in Deutsch und Englisch
  • Unterstützung bei Reiseplanung und Terminkoordination
  • Führen von Akten, Betreuung der Vertragsdokumente und des Archivs
  • Erstellung, Bearbeitung und Pflege von Präsentationen, Listen, Serienbriefen, Statistiken
  • Führen der Wiedervorlage und Aufgabenverfolgung
  • Planung und Organisation von Besprechungen, ggf. inklusive Protokollführung
  • Rechnungsprüfung, Rechnungsbearbeitung (Lieferanten) und Rechnungsstellung (Kunden), sowie Accounting der Firmenkreditkarte (Pflege im Einkaufssystem)
  • Regelung von Unstimmigkeiten bei Lieferantenrechnungen sowie Zahlungsbedingungen
  • Pflege von Lieferantenlisten
  • Unterstützung bei Erstellung von Angeboten
  • Systematische Erstellung und Analyse sowie Verfolgung von Bestellungen (RFQ's / PO's) inkl. notwendiger Unterlagen mittels Bestellsystem
  • Korrespondenz mit Lieferanten und Behörden sowie Dokumentation der Vorgänge
  • Organisation von Lieferungen mit Transportunternehmen, ggf. Klärung von Zollfragen
  • Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Erledigung allgemeiner administrativer Tätigkeiten inkl. Ablage
  • Management der Firmenfahrzeuge sowie Gebäudezutrittskarten
  • Management der Hausmeistertätigkeiten, Reparaturen, Wartungen und Reinigungsdienste
  • Management der Telefonverträge mit dem Einkauf

Deine Qualifikationen

  • Du hast Deine kaufmännische Ausbildung mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossen
  • Du hast im Anschluss an Deine Ausbildung sowohl langjährige Erfahrung in der Office-Assistenz als auch in anderen kaufmännischen Bereichen gesammelt
  • Du beherrschst Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift
  • Du zeichnest Dich durch hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit aus
  • Du hast Dein Büro, die Vorgänge, Akten, Verträge, Unterlagen und das Archiv sicher im Griff
  • Du arbeitest strukturiert und behältst selbst in stressreichen Situationen den Überblick und die Fähigkeit, sinnvolle Prioritäten zu setzen.
  • Du stellst hohe Ansprüche an Dich selbst und die Qualität Deiner Arbeitsergebnisse
  • Du überzeugst mit hervorragenden kommunikativen Fähigkeiten sowie Deiner ausgeprägten Kunden- und Serviceorientierung
  • Du besitzt ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit
  • Du gehst sicher und versiert mit MS Office (Word, Excel und PowerPoint) um.

Deine Perspektive

  • Arbeiten im Umfeld namhafter Automobilzulieferer
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktiven Konditionen
  • Ein von Qualität, Wertschätzung und Flexibilität geprägtes Unternehmen
  • Persönliche Weiterentwicklung in einer innovativen Umgebung

Dein Ansprechpartner